Il titolare del trattamento è Salesmart S.r.l., P.IVA 15777811009, con sede legale in Viale Pasteur 65, 00144 Roma (di seguito "Salesmart" o "noi").
Contatti: amministrazione@salesmart.it · PEC salesmartsrl@legalmail.it.
Questa informativa riguarda l'app Android SofIA (anche "Sofia AI"), un'app di posta per Gmail e per caselle IMAP con un assistente basato sull'intelligenza artificiale, e il sito sofia.salesmart.it. Non abbiamo designato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per qualsiasi questione usa i contatti qui sopra.
| Finalità | Dati | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Far funzionare l'app di posta: leggere, cercare, scrivere e inviare email, bozze, etichette, archivio | Indirizzo email, nome e foto del profilo Google; email (testo, mittenti, destinatari, allegati, metadati), bozze ed etichette; per le caselle IMAP server, nome utente e password | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) | Sul tuo dispositivo, finché la casella resta collegata. Le email restano sul server del tuo provider di posta |
| Funzioni AI: analisi dei thread, domande a Sofia, Migliora e scrittura da istruzioni, etichette automatiche, categorizzazione delle caselle IMAP, carte della dashboard | Il testo da elaborare (sezione 4) e le preferenze del profilo che imposti | Consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento da Account → Assistente AI | I risultati restano sul dispositivo finché la casella resta collegata; presso Google vedi la sezione 4 |
| Abbonamenti e crediti, e prevenzione degli abusi del piano gratuito | Identificativo pseudonimo dell'app, generato a caso (Firebase Authentication); piano, crediti usati, inizio e fine del periodo; stato e identificativi degli acquisti ricevuti da Google Play tramite RevenueCat; un'impronta crittografica (hash) di ogni casella collegata | Contratto (art. 6.1.b); per le impronte delle caselle, legittimo interesse a impedire che i crediti gratuiti vengano riottenuti reinstallando l'app o eliminando l'account (art. 6.1.f) | Piano e crediti fino all'eliminazione dell'account; richieste di addebito dei crediti 24 ore; eventi di acquisto 30 giorni; le impronte delle caselle restano finché l'account esiste e, dopo un'eliminazione, con l'ultimo periodo di crediti usato, fino a 30 giorni dopo la fine di quel periodo, perché i crediti gratuiti non si possano riottenere subito |
| Notifiche di nuova posta e avvisi sull'abbonamento | Token del dispositivo per le notifiche (Firebase Cloud Messaging), identificativo pseudonimo, indirizzi delle caselle per cui ricevi notifiche; per Gmail, l'indirizzo e un numero progressivo che Google ci invia quando arriva posta (sezione 5) | Contratto (art. 6.1.b) | Finché usi l'app: li cancelliamo quando fai logout o elimini l'account, e comunque 60 giorni dopo l'ultima volta che apri l'app; l'indirizzo di una casella rimossa viene tolto subito; una registrazione con un token non più valido viene cancellata al primo invio fallito; il database conserva per 7 giorni la cronologia delle modifiche |
| Statistiche d'uso (Firebase Analytics e Performance Monitoring), solo se le attivi | Eventi d'uso (schermate, funzioni usate, piano), identificativo dell'installazione, modello del dispositivo, versione dell'app, tempi di risposta; mai il contenuto delle email, nessun identificativo pubblicitario | Consenso (art. 6.1.a GDPR e art. 122 Codice privacy), revocabile da Account → Statistiche d'uso | 2 mesi |
| Segnalazioni di errore (Firebase Crashlytics) | Dettagli tecnici dell'errore (traccia dello stack, modello e sistema del dispositivo, versione dell'app), un identificativo casuale dell'installazione e messaggi tecnici ripuliti dai contenuti delle email e dagli indirizzi | Legittimo interesse a mantenere l'app funzionante e sicura (art. 6.1.f); puoi opporti spegnendo Account → Segnalazioni di errore | 90 giorni |
| Segnalazioni dei risultati AI ("Segnala") | Tipo di risultato e motivo scelti, identificativi Gmail del thread e del messaggio, modello AI, versione dell'app; mai il testo | Legittimo interesse a controllare e migliorare la qualità e la sicurezza delle risposte AI (art. 6.1.f) | 12 mesi |
| Meteo e almanacco della dashboard | La città che scegli (o le sue coordinate), la data, la lingua e l'indirizzo IP, inviati direttamente dal dispositivo a OpenWeather e a Wikimedia | Contratto (art. 6.1.b) | Nulla sui nostri server; la dashboard resta sul dispositivo per 7 giorni |
| Sicurezza del servizio e prevenzione degli abusi | Attestazioni di integrità dell'app (Firebase App Check con Google Play Integrity), identificativo pseudonimo, log tecnici delle funzioni server, con l'indirizzo IP del dispositivo (senza contenuti delle email; gli indirizzi email sono mascherati); dopo un'eliminazione, un'impronta dell'identificativo e l'identificativo pseudonimo eliminato | Legittimo interesse a proteggere il servizio da abusi e accessi non autorizzati (art. 6.1.f) | Log 30 giorni; registro delle eliminazioni 90 giorni |
| Richieste che ci invii (assistenza, diritti privacy, recesso) | Quello che ci scrivi e il tuo indirizzo email | Contratto (art. 6.1.b) e obblighi di legge (art. 6.1.c) | Il tempo necessario a gestirle e fino a 2 anni dalla chiusura, per poter dimostrare come le abbiamo gestite |
| Lista d'attesa del sito (il modulo è stato rimosso) | Email, lingua, un'impronta (HMAC) dell'indirizzo IP, browser (user agent) e pagina di provenienza | Consenso (art. 6.1.a), dato all'iscrizione | 12 mesi dall'iscrizione, poi cancellati automaticamente; li usiamo solo per annunciare il lancio |
Possiamo inoltre conservare i dati strettamente necessari ad accertare, esercitare o difendere un diritto in giudizio, per il tempo necessario (art. 6.1.f). Le cancellazioni automatiche avvengono di norma entro un giorno dalla scadenza.
Quando usi una funzione AI, l'app invia direttamente dal dispositivo a Google, tramite Firebase AI Logic, il testo che serve:
Usiamo la Gemini API a pagamento. Google tratta questi dati come nostro responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), non li usa per addestrare o migliorare i suoi modelli e li conserva per un massimo di 55 giorni al solo scopo di individuare abusi e violazioni delle sue regole d'uso: in quell'ambito, personale autorizzato di Google può esaminare i contenuti segnalati dai suoi sistemi automatici. Il servizio gira sull'infrastruttura di Google, anche fuori dall'Unione europea (sezione 8).
I risultati sono suggerimenti: rileggili prima di usarli. Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento da Account → Assistente AI: da quel momento nulla viene più inviato a Gemini, e la revoca non incide su quanto già elaborato.
Per Gmail, Google ci avvisa (tramite Google Cloud Pub/Sub) quando arriva posta nella casella attiva e ci comunica soltanto l'indirizzo della casella e un numero progressivo (historyId). Il nostro server inoltra quel numero al tuo dispositivo con Firebase Cloud Messaging; è il dispositivo a scaricare da Gmail mittente e oggetto per mostrarti la notifica. Il contenuto delle email non passa dai nostri server.
Le caselle IMAP e i contatti VIP vengono controllati dal dispositivo, in background. Per sapere a quale dispositivo mandare l'avviso conserviamo, in un database a Milano, il token del dispositivo, l'identificativo pseudonimo e gli indirizzi delle caselle collegate.
Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), che trattano i dati solo per nostro conto e secondo le nostre istruzioni:
Titolari autonomi, ciascuno con la propria informativa:
Non vendiamo i dati, non li usiamo per pubblicità e non li condividiamo con inserzionisti.
Alcuni dati sono trattati negli Stati Uniti. Il database principale (abbonamenti, crediti, impronte delle caselle, segnalazioni, registro delle eliminazioni, lista d'attesa) e le funzioni server sono negli Stati Uniti (Google Cloud, aree nam5 e us-central1); Firebase Authentication funziona negli Stati Uniti; Crashlytics, Analytics e la Gemini API girano sull'infrastruttura globale di Google, anche negli Stati Uniti. Il database delle notifiche è a Milano (europe-west8).
Puoi chiederci copia delle garanzie ai contatti della sezione 1. I testi sono anche pubblici: termini di trattamento di Google, termini di Firebase, accordo di RevenueCat.
Le email che ricevi e invii contengono dati di altre persone (mittenti, destinatari, persone citate). Li trattiamo solo per fornirti il servizio che ci chiedi; quando usi una funzione AI su un'email, il suo contenuto (testo, mittenti e destinatari) viene inviato a Google come descritto alla sezione 4. Informare singolarmente ogni corrispondente sarebbe impossibile o richiederebbe uno sforzo sproporzionato (art. 14.5.b GDPR): per questo rendiamo pubblica questa informativa. Se usi SofIA per lavoro, valuta tu se puoi trattare con l'app e con l'AI i dati dei tuoi corrispondenti.
Per usare SofIA devi collegare almeno una casella: senza quei dati l'app non può funzionare. Il resto è facoltativo: funzioni AI, statistiche d'uso, notifiche, città del meteo e preferenze del profilo.
Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo su di te (art. 22 GDPR): i risultati dell'AI sono suggerimenti che decidi tu se usare, e l'app indica quali testi sono stati generati dall'AI.
Puoi chiederci in qualsiasi momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati che ci hai fornito, e puoi revocare il consenso dato, senza conseguenze su quanto fatto prima della revoca (artt. 15-20 e 7.3 GDPR).
Scrivi a amministrazione@salesmart.it o alla PEC salesmartsrl@legalmail.it, indicando l'indirizzo della casella interessata (e, per IMAP, il server), così possiamo trovare i dati collegati. Per proteggerti possiamo chiederti di confermare la richiesta da quella casella. Rispondiamo entro un mese, prorogabile di altri due mesi per richieste complesse o numerose: in quel caso te lo diciamo entro il primo mese, spiegandone il motivo (art. 12.3 GDPR).
Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it, protocollo@pec.gpdp.it) o all'autorità del Paese dell'Unione in cui vivi o lavori.
Account → Elimina account e dati:
Dopo l'eliminazione restano soltanto, per i tempi indicati nella sezione 3: il registro dell'eliminazione; le impronte delle caselle con l'ultimo periodo di crediti usato, perché i crediti gratuiti non si possano riottenere eliminando e ricreando l'account; gli eventi di acquisto già ricevuti; i log tecnici; le segnalazioni di errore e, se attive, le statistiche d'uso, presso Google in forma pseudonima; un'eventuale iscrizione alla lista d'attesa del sito; la cronologia di 7 giorni del database delle notifiche; gli ordini su Google Play, conservati da Google; quanto già inviato a Gemini, fino a 55 giorni presso Google; i file salvati nella cartella Download del telefono. Se in passato sei uscito da tutte le caselle e poi sei rientrato, l'app ha ricevuto un nuovo identificativo: i dati legati a quello precedente li cancelliamo su richiesta, scrivendoci. Eliminare l'account non annulla un abbonamento: annullalo da Google Play. Tutti i dettagli sono nella pagina Eliminazione dell'account.
In italiano: l'uso e il trasferimento ad altre app, da parte di SofIA, delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use. In particolare i dati di Gmail:
Autorizzazioni richieste a Google: openid, email, profile, gmail.modify (leggere, scrivere, inviare e organizzare la posta, senza cancellazione definitiva) e gmail.labels (gestire le etichette). SofIA non accede a Calendar, Drive o Contatti.
Per segnalare una vulnerabilità: programma di divulgazione delle vulnerabilità.
SofIA è destinata a persone maggiorenni (dai 18 anni). Se scopriamo che la usa un minore, cancelliamo i dati collegati: scrivici se lo sospetti.
Il sito è pubblicato con Firebase Hosting (Google), che tratta l'indirizzo IP e i dati tecnici della richiesta per consegnare le pagine. Il sito non usa cookie né strumenti di analisi: ricorda soltanto, nella memoria del browser, la lingua che scegli. Il modulo della lista d'attesa è stato rimosso (sezione 3).
La data e la versione in alto indicano l'ultimo aggiornamento. Se una modifica introduce nuove finalità o richiede un nuovo consenso, te lo chiederemo nell'app prima che si applichi. Le versioni precedenti sono disponibili su richiesta.
The controller is Salesmart S.r.l., VAT number 15777811009, registered office at Viale Pasteur 65, 00144 Rome, Italy ("Salesmart" or "we").
Contact: amministrazione@salesmart.it · certified email (PEC) salesmartsrl@legalmail.it.
This policy covers the Android app SofIA (also "Sofia AI"), an email app for Gmail and IMAP mailboxes with an assistant based on artificial intelligence, and the website sofia.salesmart.it. We have not appointed a data protection officer (DPO): for any matter, use the contacts above.
| Purpose | Data | Legal basis | Retention |
|---|---|---|---|
| Running the email app: reading, searching, writing and sending emails, drafts, labels, archive | Email address, name and picture of the Google profile; emails (text, senders, recipients, attachments, metadata), drafts and labels; for IMAP mailboxes, server, user name and password | Performance of the contract (Art. 6(1)(b) GDPR) | On your device, while the mailbox stays linked. Your emails remain on your mail provider's server |
| AI features: thread analysis, questions to Sofia, Improve and writing from instructions, automatic labels, categorization of IMAP mailboxes, dashboard cards | The text to be processed (section 4) and the profile preferences you set | Consent (Art. 6(1)(a)), withdrawable at any time under Account → AI assistant | Results stay on the device while the mailbox stays linked; for Google see section 4 |
| Subscriptions and credits, and preventing abuse of the free plan | Pseudonymous app identifier, randomly generated (Firebase Authentication); plan, credits used, start and end of the period; status and identifiers of purchases received from Google Play through RevenueCat; a cryptographic fingerprint (hash) of each linked mailbox | Contract (Art. 6(1)(b)); for the mailbox fingerprints, legitimate interest in preventing free credits from being obtained again by reinstalling the app or deleting the account (Art. 6(1)(f)) | Plan and credits until the account is deleted; credit charge requests 24 hours; purchase events 30 days; mailbox fingerprints stay while the account exists and, after a deletion, with the last credit period used, until 30 days after that period ends, so that free credits cannot be obtained again at once |
| New-mail notifications and subscription alerts | The device's notification token (Firebase Cloud Messaging), pseudonymous identifier, addresses of the mailboxes you get notifications for; for Gmail, the address and a sequence number Google sends us when mail arrives (section 5) | Contract (Art. 6(1)(b)) | While you use the app: we delete them when you log out or delete the account, and in any case 60 days after you last open the app; a removed mailbox's address is taken off at once; a registration whose token is no longer valid is deleted on the first failed delivery; the database keeps the history of its changes for 7 days |
| Usage statistics (Firebase Analytics and Performance Monitoring), only if you turn them on | Usage events (screens, features used, plan), installation identifier, device model, app version, response times; never email content, no advertising identifier | Consent (Art. 6(1)(a) GDPR and Art. 122 Italian Privacy Code), withdrawable under Account → Usage statistics | 2 months |
| Crash reports (Firebase Crashlytics) | Technical details of the error (stack trace, device model and system, app version), a random identifier of the installation and technical messages stripped of email content and addresses | Legitimate interest in keeping the app working and secure (Art. 6(1)(f)); you can object by turning off Account → Crash reports | 90 days |
| Reports on AI results ("Report") | The kind of result and the reason chosen, the Gmail identifiers of the thread and message, the AI model, the app version; never the text | Legitimate interest in checking and improving the quality and safety of AI answers (Art. 6(1)(f)) | 12 months |
| Weather and almanac on the dashboard | The city you choose (or its coordinates), the date, the language and the IP address, sent directly by the device to OpenWeather and Wikimedia | Contract (Art. 6(1)(b)) | Nothing on our servers; the dashboard stays on the device for 7 days |
| Service security and abuse prevention | App integrity attestations (Firebase App Check with Google Play Integrity), pseudonymous identifier, technical logs of the server functions, with the device's IP address (without email content; email addresses are masked); after a deletion, a fingerprint of the identifier and the deleted pseudonymous identifier | Legitimate interest in protecting the service from abuse and unauthorized access (Art. 6(1)(f)) | Logs 30 days; deletion record 90 days |
| Requests you send us (support, privacy rights, withdrawal) | What you write to us and your email address | Contract (Art. 6(1)(b)) and legal obligations (Art. 6(1)(c)) | As long as needed to handle them and up to 2 years after they are closed, so that we can show how we handled them |
| The website's waiting list (the form has been removed) | Email, language, a fingerprint (HMAC) of the IP address, browser (user agent) and referring page | Consent (Art. 6(1)(a)), given when signing up | 12 months from sign-up, then deleted automatically; used only to announce the launch |
We may also keep the data strictly needed to establish, exercise or defend legal claims, for as long as needed (Art. 6(1)(f)). Automatic deletions normally happen within a day of expiry.
When you use an AI feature, the app sends the text it needs directly from the device to Google, through Firebase AI Logic:
We use the paid Gemini API. Google processes this data as our processor (Art. 28 GDPR), does not use it to train or improve its models, and keeps it for at most 55 days, solely to detect abuse and violations of its usage policies: within that scope, authorized Google staff may review content flagged by its automated systems. The service runs on Google's infrastructure, including outside the European Union (section 8).
The results are suggestions: read them before you use them. You can withdraw your consent at any time under Account → AI assistant: from then on nothing more is sent to Gemini, and withdrawal does not affect what was already processed.
For Gmail, Google tells us (through Google Cloud Pub/Sub) when mail arrives in the active mailbox and gives us only the mailbox address and a sequence number (historyId). Our server forwards that number to your device with Firebase Cloud Messaging; the device then downloads the sender and subject from Gmail to show you the notification. The content of your emails does not go through our servers.
IMAP mailboxes and VIP contacts are checked by the device, in the background. To know which device to alert, we keep, in a database in Milan, the device token, the pseudonymous identifier and the addresses of the linked mailboxes.
Processors (Art. 28 GDPR), which process data only on our behalf and on our instructions:
Independent controllers, each with its own privacy policy:
We do not sell data, do not use it for advertising and do not share it with advertisers.
Some data is processed in the United States. The main database (subscriptions, credits, mailbox fingerprints, reports, deletion records, waiting list) and the server functions are in the United States (Google Cloud, nam5 and us-central1); Firebase Authentication runs in the United States; Crashlytics, Analytics and the Gemini API run on Google's global infrastructure, including in the United States. The notifications database is in Milan (europe-west8).
You can ask us for a copy of the safeguards at the contacts in section 1. The texts are also public: Google's data processing terms, Firebase's terms, RevenueCat's agreement.
The emails you receive and send contain data about other people (senders, recipients, people mentioned). We process it only to provide the service you ask for; when you use an AI feature on an email, its content (text, senders and recipients) is sent to Google as described in section 4. Informing each correspondent individually would be impossible or would involve a disproportionate effort (Art. 14(5)(b) GDPR): this is why we make this policy public. If you use SofIA for work, it is up to you to assess whether you may process your correspondents' data with the app and with AI.
To use SofIA you must link at least one mailbox: without that data the app cannot work. Everything else is optional: AI features, usage statistics, notifications, the weather city and profile preferences.
We make no decisions based solely on automated processing that produce legal effects or similarly significantly affect you (Art. 22 GDPR): AI results are suggestions you decide whether to use, and the app marks which texts were generated by AI.
You can ask us at any time for access to your data, rectification, erasure, restriction of processing and portability of the data you provided, and you can withdraw any consent you gave, without affecting what was done before the withdrawal (Arts. 15-20 and 7(3) GDPR).
Write to amministrazione@salesmart.it or to the PEC salesmartsrl@legalmail.it, stating the address of the mailbox concerned (and, for IMAP, the server), so that we can find the linked data. To protect you, we may ask you to confirm the request from that mailbox. We reply within one month, extendable by two further months for complex or numerous requests: in that case we tell you within the first month, with the reason (Art. 12(3) GDPR).
You also have the right to lodge a complaint with the Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Rome, www.garanteprivacy.it, protocollo@pec.gpdp.it) or with the authority of the EU country where you live or work.
Account → Delete account and data:
After the deletion, only these remain, for the periods given in section 3: the deletion record; the mailbox fingerprints with the last credit period used, so that free credits cannot be obtained again by deleting and recreating the account; the purchase events already received; technical logs; crash reports and, if enabled, usage statistics, at Google in pseudonymous form; any sign-up to the website's waiting list; the 7-day history of the notifications database; orders on Google Play, kept by Google; what was already sent to Gemini, for up to 55 days at Google; files saved in the phone's Download folder. If in the past you logged out of every mailbox and then signed back in, the app received a new identifier: we delete the data tied to the earlier one on request, if you write to us. Deleting the account does not cancel a subscription: cancel it on Google Play. All the details are on the Account deletion page.
In particular, Gmail data:
Permissions requested from Google: openid, email, profile, gmail.modify (read, write, send and organize mail, without permanent deletion) and gmail.labels (manage labels). SofIA does not access Calendar, Drive or Contacts.
To report a vulnerability: vulnerability disclosure program.
SofIA is intended for adults (18 and over). If we learn that a minor is using it, we delete the linked data: write to us if you suspect so.
The website is published with Firebase Hosting (Google), which processes the IP address and the technical data of the request to deliver the pages. The website uses no cookies and no analytics tools: it only remembers, in the browser's storage, the language you choose. The waiting-list form has been removed (section 3).
The date and version at the top show the last update. If a change introduces new purposes or requires new consent, we will ask you in the app before it applies. Earlier versions are available on request.